Manual de Usuario & Guía de Configuración

Documentación operativa, reglas de negocio, ciclo de nómina y referencia técnica de los 28 módulos del sistema.

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Contenido 19 temas
Soporte Técnico

Para dudas adicionales o reporte de novedades, contacte al área de TI y Gestión Humana de Integra Logística.

Manual de Usuario y Guía de Configuración Desde Cero

Sistema de Gestión de Nómina, Operaciones y Seguridad

Integra Logística S.A.S.

1. Introducción y Arquitectura del Sistema

El sistema de Integra Logística S.A.S. es una plataforma empresarial orientada a la administración de personal, liquidación de nómina bajo la legislación colombiana (Ley 2101 de 2021), contabilización automática en el ERP VULCANO y cumplimiento tributario ante la DIAN.

Principios Fundamentales

  1. Borrado Lógico Booleano (activo = true/false): Los registros nunca se eliminan físicamente de la base de datos para preservar el histórico de auditoría, las colillas de pago y la integridad contable.
  2. Control de Acceso Granular (RBAC): Cada acción en la interfaz (view, create, edit, delete, export, import) está controlada por permisos asociados a roles institucionales.
  3. Auditoría Forense ISO/IEC 27001:2022: Registro inmutable de eventos sensibles en la tabla audit_logs.
  4. Normativa Laboral 2026: Jornada ordinaria máxima de 42 horas semanales y factor divisor mensual de 210 horas.

2. Ruta Crítica: Guía de Puesta en Marcha Desde Cero (Paso a Paso)

Si usted está configurando el sistema por primera vez en una instalación limpia, debe seguir estrictamente este orden secuencial para evitar bloqueos por dependencias de datos:

flowchart TD
    A[Fase 1: Seguridad & Roles] --> B[Fase 2: Estructura Organizacional]
    B --> C[Fase 3: Parametrización Legal 2026]
    C --> D[Fase 4: Mapeo Contable PUC]
    D --> E[Fase 5: Colaboradores & Contratos]
    E --> F[Fase 6: Períodos & Novedades]
    F --> G[Fase 7: Liquidación de Nómina]
    G --> H[Fase 8: Contabilidad VULCANO & DIAN]

Tabla de Secuencia de Configuración

Paso Módulo Componente Livewire Dependencias Previas
1 Roles de Seguridad Roles\RolComponent Ninguna
2 Catálogo de Módulos Modulos\ModuloComponent Ninguna
3 Matriz de Permisos Permisos\PermisoComponent Roles y Módulos
4 Usuarios del Sistema Users\UserComponent Roles
5 Empresas Organizacion\EmpresaComponent Ninguna
6 Sedes & Agencias Organizacion\AgenciaSedeComponent Empresas
7 Áreas Organizacionales Organizacion\AreaComponent Ninguna
8 Cargos Organizacion\CargoComponent Áreas
9 Centros de Costos Organizacion\CentroCostoComponent Sedes/Agencias
10 Entidades Seguridad Social Organizacion\EntidadSeguridadSocialComponent Ninguna
11 Terceros de Descuentos Organizacion\TerceroDescuentoComponent Ninguna
12 Parámetros Legales Parametrizacion\ParametroLeyComponent Ninguna
13 Tarifas Horas Extras Parametrizacion\TarifaHoraExtraComponent Ninguna
14 Conceptos de Nómina Parametrizacion\ConceptoNominaComponent Ninguna
15 Mapeo Cuentas PUC Contabilidad\MapeoCuentasPucComponent Conceptos y Centros de Costos
16 Expediente de Empleados Empleados\EmpleadoComponent Sedes, Áreas, Cargos, C. Costos
17 Contratos Laborales Empleados\ContratoComponent Empleados
18 Períodos de Nómina Nomina\PeriodoNominaComponent Ninguna
19 Novedades Operativas Módulos de Novedades Contratos y Períodos
20 Liquidación de Nómina Nomina\NominaComponent Períodos y Novedades
21 Interfaz VULCANO Contabilidad\ComprobanteVulcanoComponent Nómina Liquidada y Mapeo PUC
22 Nómina Electrónica DIAN Dian\NominaElectronicaComponent Nómina Liquidada

3. Detalle Exhaustivo de los 28 Componentes del Sistema

Módulo 1: Seguridad & Control de Acceso (RBAC)

1. Roles\RolComponent

  • Ruta: /roles | Sidenav: Seguridad > Roles de Seguridad
  • Propósito: Administrar los perfiles o cargos de acceso al software (ej. Administrador, Nómina, Recursos Humanos, Auditoría).
  • Campos del Formulario:
    • Nombre del Rol (Texto, Obligatorio, máx. 50 carácteres): Nombre descriptivo (ej. Analista de Nómina).
    • Identificador Slug (Texto alfanumérico, Obligatorio, Único): Clave interna en minúsculas y guiones (ej. analista-nomina).
    • Descripción (Texto, Opcional, máx. 255 carácteres): Alcance funcional del rol.
  • Flujo de Operación:
    1. Clic en "+ Nuevo Rol".
    2. Diligencie el formulario y haga clic en "Guardar Rol".
    3. El rol quedará disponible de inmediato para asignación de usuarios y configuración en la matriz de permisos.

2. Modulos\ModuloComponent

  • Ruta: /modulos | Sidenav: Seguridad > Catálogo de Módulos
  • Propósito: Mantener el inventario de secciones del sistema sobre las cuales se ejercen permisos de seguridad.
  • Campos del Formulario:
    • Nombre del Módulo (Texto, Obligatorio): Nombre legible (ej. Novedades de Vacaciones).
    • Slug del Módulo (Texto, Obligatorio, Único): Identificador técnico de ruta/gate (ej. novedades-vacaciones).
    • Categoría / Grupo (Texto, Opcional): Agrupación en menú (ej. Novedades, Organización).
    • Descripción (Texto, Opcional): Finalidad operativa.
  • Flujo de Operación:
    • Permite crear nuevos módulos si se agregan extensiones al sistema o editar los nombres de los módulos existentes.

3. Permisos\PermisoComponent

  • Ruta: /permisos | Sidenav: Seguridad > Matriz de Permisos
  • Propósito: Configurar en tiempo real qué acciones puede realizar cada Rol sobre cada Módulo.
  • Acciones Disponibles por Módulo:
    • Ver (can_view): Permite ver la opción en el menú lateral y acceder a la vista.
    • Crear (can_create): Habilita botones de registro y ejecución de métodos store().
    • Editar (can_edit): Permite abrir modales de edición y ejecutar actualizaciones.
    • Eliminar (can_delete): Permite ejecutar el borrado lógico (activo = false).
    • Exportar (can_export): Permite descargar archivos planos VULCANO y CSVs de auditoría.
    • Importar (can_import): Habilita cargas masivas.
  • Flujo de Operación:
    1. Seleccione el Rol en las píldoras superiores.
    2. Haga clic en la celda de la acción deseada para alternar entre Permitido (Verde) y Denegado (Gris).
    3. O use los botones "Conceder Todo" / "Revocar Todo" para asignaciones rápidas.

4. Users\UserComponent

  • Ruta: /usuarios | Sidenav: Seguridad > Usuarios
  • Propósito: Administrar las credenciales y el rol de cada usuario corporativo.
  • Campos del Formulario:
    • Nombre Completo (Texto, Obligatorio): Nombre del usuario (ej. Laura Gómez).
    • Correo Electrónico (Email, Obligatorio, Único): Correo institucional.
    • Rol Asignado (Selector, Obligatorio): Rol vinculado de la tabla de roles.
    • Contraseña (Texto, Obligatorio al crear, Opcional al editar): Clave de acceso (mínimo 8 caracteres).
  • Flujo de Operación:
    1. Clic en "+ Nuevo Usuario", ingrese los datos y seleccione el rol.
    2. Al guardar, el usuario podrá iniciar sesión inmediatamente con los permisos de dicho rol.
    3. Al eliminar lógicamente a un usuario, su sesión queda inhabilitada de forma instantánea.

5. Auditoria\AuditoriaComponent

  • Ruta: /auditoria | Sidenav: Seguridad > Auditoría ISO 27001
  • Propósito: Monitorear y auditar de forma inmutable todas las transacciones, inicios de sesión y modificaciones de datos.
  • Herramientas Disponibles:
    • KPI Cards: Muestra eventos de las últimas 24 horas, accesos correctos, fallidos y alertas de severidad alta.
    • Filtros: Por rango temporal (Hoy, 7 días, 30 días), Usuario, Tipo de Evento y Nivel de Severidad.
    • Botón "Detalle" (Inspección Forense): Muestra el JSON con los datos anteriores (old_values) y nuevos (new_values), dirección IP y navegador.
    • Botón "Exportar Informe CSV": Genera un informe oficial para entes de control y revisoría fiscal.

6. Perfil\PerfilComponent

  • Ruta: /perfil | Sidenav: Menú Usuario (Superior Derecho) > Mi Perfil
  • Propósito: Autoservicio para que cada usuario actualice su información básica y modifique su contraseña.
  • Campos:
    • Formulario 1: Nombre, Correo Electrónico.
    • Formulario 2: Contraseña Actual, Nueva Contraseña, Confirmar Nueva Contraseña.
    • Historial de actividad personal reciente.

Módulo 2: Estructura Organizacional & Maestros

7. Organizacion\EmpresaComponent

  • Ruta: /organizacion/empresas | Sidenav: Estructura Organizacional > Empresas
  • Propósito: Registrar las personas jurídicas que componen el grupo empresarial.
  • Campos del Formulario:
    • Razón Social (Texto, Obligatorio): Nombre oficial (ej. INTEGRA LOGISTICA S.A.S.).
    • NIT (Texto, Obligatorio, Único): Número de identificación tributaria con dígito de verificación (ej. 900123456-7).
  • Impacto: Todas las sedes y desprendibles de pago se vinculan a la empresa principal.

8. Organizacion\AgenciaSedeComponent

  • Ruta: /organizacion/sedes | Sidenav: Estructura Organizacional > Sedes & Agencias
  • Propósito: Registrar las sedes físicas u operativas de la compañía en el país.
  • Campos del Formulario:
    • Empresa (Selector, Obligatorio): Empresa a la que pertenece.
    • Código Sede (Texto, Obligatorio, ej. BOG01, MED01, CLO01).
    • Nombre de la Sede (Texto, Obligatorio, ej. Sede Principal Montevideo, Hub Funza).
    • Ciudad (Texto, Obligatorio, ej. Bogotá D.C., Medellín, Cali).
  • Impacto: Permite agrupar los centros de costos y colaboradores geográficamente.

9. Organizacion\AreaComponent

  • Ruta: /organizacion/areas | Sidenav: Estructura Organizacional > Áreas
  • Propósito: Definir los departamentos funcionales de la compañía.
  • Campos del Formulario:
    • Código (Texto, Obligatorio, ej. OPER, TRANS, ALM, ADM, RRHH).
    • Nombre del Área (Texto, Obligatorio, ej. Operaciones Logísticas, Transporte Nacional).
  • Impacto: Estructura jerárquica para agrupar cargos y empleados.

10. Organizacion\CargoComponent

  • Ruta: /organizacion/cargos | Sidenav: Estructura Organizacional > Cargos
  • Propósito: Catálogo de cargos y perfiles laborales de la organización.
  • Campos del Formulario:
    • Área Perteneciente (Selector, Obligatorio): Área asociada.
    • Nombre del Cargo (Texto, Obligatorio, ej. Conductor Tractomula, Auxiliar de Bodega, Coordinador de Tráfico).
    • Salario Sugerido / Base (Numérico, Opcional): Salario de referencia para contrataciones.
  • Impacto: Asignación en el expediente y contrato del colaborador.

11. Organizacion\CentroCostoComponent

  • Ruta: /organizacion/centros-costos | Sidenav: Estructura Organizacional > Centros de Costos
  • Propósito: CRÍTICO. Definir los centros de imputación contable para el ERP VULCANO.
  • Campos del Formulario:
    • Sede / Agencia (Selector, Obligatorio): Sede operativa.
    • Código de Centro de Costos (Texto, Obligatorio, Único): Código exacto en el ERP VULCANO (ej. 50100300I, 50320609I, ADMIN01).
    • Nombre del Centro de Costos (Texto, Obligatorio, ej. Operación Distribución Urbana, Flota Troncal Bogotá).
  • Impacto: Utilizado por el motor de liquidación y la exportación de planos VULCANO para clasificar los gastos de nómina.

12. Organizacion\EntidadSeguridadSocialComponent

  • Ruta: /organizacion/seguridad-social | Sidenav: Estructura Organizacional > Entidades de Seguridad Social
  • Propósito: Catálogo de entidades administradoras de la seguridad social y parafiscales.
  • Campos del Formulario:
    • Tipo de Entidad (Selector, Obligatorio): EPS, AFP (Fondo de Pensiones), ARL (Riesgos Laborales), CCF (Caja de Compensación), CESANTIAS (Fondo de Cesantías).
    • NIT (Texto, Obligatorio): NIT de la administradora.
    • Nombre de la Entidad (Texto, Obligatorio, ej. Sanitas EPS, Porvenir AFP, Positiva ARL, Compensar CCF).
  • Impacto: Utilizado para registrar las afiliaciones en la contratación y en la emisión de la Nómina Electrónica DIAN.

13. Organizacion\TerceroDescuentoComponent

  • Ruta: /organizacion/terceros-descuentos | Sidenav: Estructura Organizacional > Terceros de Descuentos
  • Propósito: Entidades externas que reciben deducciones de nómina de los trabajadores.
  • Campos del Formulario:
    • NIT (Texto, Obligatorio, Único): Identificación tributaria.
    • Nombre / Razón Social (Texto, Obligatorio, ej. Cooperativa COOVITEL, Fondo de Empleados FDE, Claro Móvil, Seguros Los Olivos).
    • Cuenta PUC por Pagar (Texto, Opcional, ej. 237005001): Cuenta de pasivo para la interfaz contable.
  • Impacto: Permite programar libranzas y cuotas periódicas de descuento a colaboradores.

14. Parametrizacion\ParametroLeyComponent

  • Ruta: /parametrizacion/ley | Sidenav: Parametrización > Parámetros Legales
  • Propósito: Configurar las variables laborales y tributarias anuales obligatorias por ley.
  • Campos del Formulario:
    • Año Gravable (Entero, Obligatorio, Único, ej. 2026).
    • SMLMV (Moneda, Obligatorio): Salario Mínimo Legal Mensual Vigente.
    • Auxilio de Transporte de Ley (Moneda, Obligatorio): Subsidio de transporte mensual.
    • Horas Jornada Semanal (Entero, Obligatorio, ej. 42): Conforme a la Ley 2101 de 2021.
    • Horas Jornada Mensual (Numérico, Obligatorio, ej. 210.00): Factor divisor ($42 \times 5 = 210$).
    • Porcentaje Salud Trabajador (Porcentaje, ej. 4.00%).
    • Porcentaje Pensión Trabajador (Porcentaje, ej. 4.00%).
    • Aplica Exención Ley 1607 (Art. 114-1 ET) (Booleano, ej. Sí): Exonera aportes patronales de Salud, SENA e ICBF para salarios < 10 SMLMV.
  • Impacto: El motor de nómina toma automáticamente estos parámetros según el año del período liquidado.

15. Parametrizacion\TarifaHoraExtraComponent

  • Ruta: /parametrizacion/tarifas-horas-extras | Sidenav: Parametrización > Tarifas Horas Extras
  • Propósito: Definir los factores multiplicadores para horas extras y recargos nocturnos/festivos.
  • Catálogo Estándar Preconfigurado:
    • HED (Extra Diurna): Factor 1.2500 (+25%)
    • HEN (Extra Nocturna): Factor 1.7500 (+75%)
    • RN (Recargo Nocturno Ordinario): Factor 0.3500 (+35%)
    • RND (Recargo Nocturno Dominical): Factor 1.1500 (+115%)
    • HD (Hora Dominical/Festiva Ordinaria): Factor 1.8000 (+80%)
    • HEDD (Extra Diurna Dominical/Festiva): Factor 2.0000 (+100%)
    • HEND (Extra Nocturna Dominical/Festiva): Factor 2.5000 (+150%)
  • Impacto: Se aplican directamente en el cálculo monetario de las novedades de horas extras.

16. Parametrizacion\ConceptoNominaComponent

  • Ruta: /parametrizacion/conceptos-nomina | Sidenav: Parametrización > Conceptos de Nómina
  • Propósito: Catalogar todos los conceptos que pueden devengarse o deducirse en la nómina.
  • Campos del Formulario:
    • Código (Texto, Obligatorio, Único, ej. DEV01, HED01, DED_SALUD, PROV_CES).
    • Nombre del Concepto (Texto, Obligatorio, ej. Sueldo Básico, Horas Extras Diurnas, Descuento Salud EPS).
    • Clase de Concepto (Selector, Obligatorio): DEVENGADO, DEDUCCION, PROVISION, SEGURIDAD_SOCIAL, PARAFISCAL.
    • ¿Es Salarial? (Booleano): Determina si hace base para cálculo de IBC y prestaciones sociales.
    • Cuenta PUC Débito Predeterminada (Texto, Opcional).
    • Cuenta PUC Crédito Predeterminada (Texto, Opcional).
  • Impacto: Clasifica cada línea en el desprendible de pago y alimenta el motor contable.

Módulo 4: Contabilidad e Integraciones

17. Contabilidad\MapeoCuentasPucComponent

  • Ruta: /contabilidad/mapeo-puc | Sidenav: Integración Contable > Mapeo Cuentas PUC
  • Propósito: Asociar un Concepto de Nómina con un Centro de Costos y una Cuenta Contable PUC específica.
  • Campos del Formulario:
    • Concepto de Nómina (Selector, Obligatorio): Rubro a contabilizar.
    • Centro de Costos (Selector, Obligatorio): Centro de costos receptor.
    • Cuenta Contable PUC (Texto, Obligatorio, ej. 510506001 para Sueldo Básico Administrativo, 520506001 para Operativo).
    • Naturaleza Contable (Selector, Obligatorio): DEBITO o CREDITO.
  • Impacto: El generador de comprobantes VULCANO utiliza estas reglas para crear las líneas de partida doble de forma 100% automatizada.

Módulo 5: Gestión de Personal & Contratación

18. Empleados\EmpleadoComponent

  • Ruta: /empleados/expediente | Sidenav: Gestión de Personal > Expediente de Colaboradores
  • Propósito: Crear y administrar el expediente personal de cada trabajador.
  • Campos del Formulario:
    • Código VULCANO (Texto, Obligatorio, Único, ej. EMP0012): Código de enlace con el ERP.
    • Tipo de Documento (Selector: CC, CE, PAS, PPT).
    • Número de Documento (Texto, Obligatorio, Único).
    • Nombres y Apellidos (Texto, Obligatorio).
    • Sede / Agencia, Área, Centro de Costos, Cargo (Selectores, Obligatorios).
    • Líder Inmediato y Gerente de Área (Selectores, Opcionales).
    • Cliente de Operación (Texto, Opcional, ej. Bavaria, Corona, D1).
    • Estado (Selector: ACTIVO, INACTIVO, RETIRADO).
  • Flujo de Operación:
    1. Clic en "+ Registrar Colaborador".
    2. Diligencie la información completa y guarde.
    3. Paso Siguiente Obligatorio: Debe crearle un Contrato Laboral activo en el módulo de Contratos.

19. Empleados\ContratoComponent

  • Ruta: /empleados/contratos | Sidenav: Gestión de Personal > Contratos Laborales
  • Propósito: Formalizar las condiciones salariales, jornadas y vigencias legales del empleado.
  • Campos del Formulario:
    • Colaborador (Selector, Obligatorio): Empleado previamente registrado.
    • Tipo de Contrato (Selector): FIJO, INDEFINIDO, OBRA_LABOR, APRENDIZ_SENA.
    • Salario Base Mensual (Moneda, Obligatorio, ej. $2.500.000).
    • ¿Aplica Auxilio de Transporte? (Booleano, Obligatorio): Marcar Sí si el salario base es $\le 2\text{ SMLMV}$.
    • Jornada Semanal (Horas) (Entero, por defecto 42).
    • Jornada Mensual (Horas) (Numérico, por defecto 210.00).
    • Fecha de Inicio (Fecha, Obligatorio).
    • Fecha de Finalización (Fecha, Opcional si es indefinido).
  • Impacto: Sin un contrato activo, el empleado no será incluido en el motor de liquidación de nómina.

Módulo 6: Novedades Operativas de Nómina

20. Novedades\NovedadHoraExtraComponent

  • Ruta: /novedades/horas-extras | Sidenav: Novedades de Nómina > Horas Extras & Recargos
  • Propósito: Reportar horas extras diurnas, nocturnas, festivas y recargos trabajados en un período.
  • Campos del Formulario:
    • Colaborador (Selector, Obligatorio).
    • Período de Nómina (Selector, Obligatorio).
    • Tarifa / Concepto (Selector: HED, HEN, RN, RND, HD, HEDD, HEND).
    • Cantidad de Horas (Numérico, ej. 4.5).
  • Cálculo Automático: $$\text{Valor Hora Ordinaria} = \frac{\text{Salario Base Contrato}}{210}$$ $$\text{Total Novedad} = \text{Valor Hora Ordinaria} \times \text{Cantidad Horas} \times \text{Factor Tarifa}$$
  • Impacto: Se adiciona al total devengado y forma parte del IBC de seguridad social.

21. Novedades\NovedadVacacionComponent

  • Ruta: /novedades/vacaciones | Sidenav: Novedades de Nómina > Vacaciones
  • Propósito: Liquidar vacaciones disfrutadas en tiempo o compensadas en dinero.
  • Campos del Formulario:
    • Colaborador, Período de Nómina.
    • Fecha Inicio y Fecha Fin de disfrute.
    • Días de Descanso (Tiempo) (Entero, ej. 15).
    • Días Compensados (Dinero) (Entero, ej. 0).
  • Impacto:
    • Liquida el valor de los días de vacaciones.
    • Descuenta los días de auxilio de transporte correspondientes al tiempo de ausencia.

22. Novedades\NovedadIncapacidadComponent

  • Ruta: /novedades/incapacidades | Sidenav: Novedades de Nómina > Incapacidades Médicas
  • Propósito: Control de incapacidades médicas generales, prórrogas, licencias parentales y ARL.
  • Campos del Formulario:
    • Colaborador, Período de Nómina.
    • Tipo de Incapacidad:
      • GENERAL: Primeros 2 días pagados por la empresa (66.67% o 100%), día 3 en adelante asumido por la EPS (66.67%).
      • PRORROGA: Continuidad de incapacidad general.
      • MATERNIDAD_PATERNIDAD: 100% asumido por EPS.
      • ARL: 100% asumido por ARL desde el día 1.
    • Fecha Inicio y Fecha Fin.
    • Días Totales y distribución automática de días empresa / entidad.
  • Impacto: Ajusta el salario devengado ordinario, suspende el auxilio de transporte por los días de ausencia y mantiene la cotización a salud/pensión sobre el IBC de incapacidad.

23. Novedades\NovedadAusentismoComponent

  • Ruta: /novedades/ausentismos | Sidenav: Novedades de Nómina > Ausentismos & Licencias
  • Propósito: Registrar permisos, licencias remuneradas/no remuneradas y día de la familia.
  • Campos del Formulario:
    • Colaborador, Período de Nómina.
    • Concepto de Ausentismo:
      • LICENCIA_REMUNERADA: Permisos por luto, calamidad o matrimonio (no descuenta salario).
      • LICENCIA_NO_REMUNERADA: Descuenta días de salario y días de auxilio de transporte.
      • DIA_FAMILIA: Día remunerado otorgado por ley (Ley 1857 de 2017).
    • Fecha Inicio, Fecha Fin, Días de Ausencia.

24. Novedades\NovedadDescuentoTerceroComponent

  • Ruta: /novedades/descuentos-terceros | Sidenav: Novedades de Nómina > Descuentos Terceros / Libranzas
  • Propósito: Programar cuotas de libranzas bancarias, aportes a cooperativas o seguros.
  • Campos del Formulario:
    • Colaborador, Período de Nómina.
    • Tercero / Entidad (Selector: COOVITEL, FDE, etc.).
    • Detalle del Concepto (Texto, ej. Cuota Crédito Libre Inversión 04/12).
    • Cuota Número (Entero, ej. 4) y Total Cuotas (Entero, ej. 12).
    • Valor a Descontar (Moneda, ej. $150.000).
  • Impacto: Se resta directamente del neto a pagar del colaborador en el período correspondiente.

Módulo 7: Motor de Liquidación de Nómina

25. Nomina\PeriodoNominaComponent

  • Ruta: /nomina/periodos | Sidenav: Liquidación de Nómina > Períodos de Nómina
  • Propósito: Controlar el ciclo de vida del período de pago (mensual o quincenal).
  • Campos del Formulario:
    • Código del Período (Texto, Obligatorio, ej. JUN_2026).
    • Fecha de Inicio (ej. 2026-06-01).
    • Fecha de Fin (ej. 2026-06-30).
    • Estado del Ciclo:
      • ABIERTO: Período activo para registrar o modificar novedades.
      • LIQUIDADO: Cálculos efectuados; permite revisión de desglose.
      • APROBADO: Aprobado por gerencia para pago y generación contable.
      • CERRADO: Período sellado; no permite alteraciones.
  • Flujo de Operación:
    1. Cree el período al inicio del mes con estado ABIERTO.
    2. Registre todas las novedades de los colaboradores vinculadas a este período.
    3. Una vez liquidado y pagado, cambie el estado a CERRADO.

26. Nomina\NominaComponent

  • Ruta: /nomina/liquidaciones | Sidenav: Liquidación de Nómina > Liquidación & Histórico
  • Propósito: Ejecutar el cálculo masivo de la nómina, auditar los totales consolidados y generar los desprendibles de pago individuales.
  • Funcionalidades Principales:
    • Tabla de Liquidaciones Consolidadas: Muestra Código de Ejecución, Período, Número de Colaboradores, Total Devengado, Total Deducido, Neto a Pagar y Costo Total Empresa.
    • Botón "Desglose" (Modal de Detalle por Empleado):
      • Muestra la lista de todos los colaboradores con sus días trabajados, salario, horas extras, deducciones de salud/pensión, libranzas y neto a pagar.
    • Botón "Colilla / Desprendible de Pago" (Impresión):
      • Despliega el desprendible oficial de pago corporativo de Integra Logística S.A.S.
      • Muestra el NIT, Sede, Cargo, Centro de Costos, Salario Base, IBC de cotización, detalle discriminado de devengados y deducciones.

Módulo 8: Integración Contable VULCANO & Nómina Electrónica DIAN

27. Contabilidad\ComprobanteVulcanoComponent

  • Ruta: /contabilidad/vulcano | Sidenav: Integración Contable > Interfaz VULCANO
  • Propósito: Generar la póliza contable con validación estricta de partida doble y exportar el archivo plano para el ERP VULCANO.
  • Funcionalidades:
    • Validación de Partida Doble: Comprueba automáticamente que $\sum \text{Débitos} = \sum \text{Créditos}$. Muestra la insignia verde "Balanceada" o roja "Descuadrada".
    • Botón "Líneas": Permite auditar cada línea contable generada (Cuenta PUC, Centro de Costos, NIT Tercero, Detalle, Débito, Crédito).
    • Botón "Plano VULCANO": Descarga instantáneamente el archivo plano .txt con la estructura oficial de 7 columnas separadas por punto y coma (;): 
      CUENTA;CCOSTO;TERCERO;DOCREFERENCIA;DETALLE;DEBITO;CREDITO
510506001;50100300I;1012345678;NOM_JUN2026;SUELDO BASICO CARLOS PEREZ;2500000.00;0.00
510527001;50100300I;1012345678;NOM_JUN2026;AUXILIO DE TRANSPORTE CARLOS PEREZ;162000.00;0.00
237005001;50100300I;900123456;NOM_JUN2026;APORTES SALUD TRABAJADOR;0.00;100000.00
238030001;50100300I;900123456;NOM_JUN2026;APORTES PENSION TRABAJADOR;0.00;100000.00
250505001;50100300I;1012345678;NOM_JUN2026;SALARIOS POR PAGAR NETO;0.00;2462000.00

28. Dian\NominaElectronicaComponent

  • Ruta: /dian/nomina-electronica | Sidenav: DIAN > Nómina Electrónica
  • Propósito: Gestionar la emisión, firmado digital y tracking de estados de la Nómina Electrónica individual y notas de ajuste ante la DIAN.
  • Tipos de Documento:
    • Tipo 102: Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica Individual.
    • Tipo 103: Nota de Ajuste de Nómina Electrónica (Reemplazo o Eliminación).
  • Funcionalidades:
    • Visualización del consecutivo oficial (NOM-00124) y código CUNE (Código Único de Nómina Electrónica).
    • Estados DIAN: ACEPTADO (Verde), TRANSMITIDO (Azul), PENDIENTE (Amarillo), RECHAZADO (Rojo).
    • Botón "Detalle": Inspecciona el XML firmado, el payload JSON y los logs de respuesta HTTP recibidos del Web Service de la DIAN / API Mi Planilla.

4. Preguntas Frecuentes y Buenas Prácticas Operativas

¿Cómo registrar un nuevo colaborador y dejarlo listo para nómina?

  1. Ingrese a /empleados/expediente y cree el empleado con su información básica y centro de costos.
  2. Ingrese a /empleados/contratos y regístrele un contrato activo indicando el salario base y si aplica auxilio de transporte.
  3. El colaborador quedará automáticamente disponible para registrar novedades y liquidar en el período de nómina.

¿Qué hacer si el archivo plano VULCANO aparece como "Descuadrado"?

  1. Ingrese a /contabilidad/mapeo-puc.
  2. Verifique que todos los conceptos de nómina liquidados en el período tengan su regla de mapeo con cuenta PUC y naturaleza correcta (DEBITO para costos/gastos y CREDITO para pasivos/retenciones/salarios por pagar).
  3. Vuelva al módulo /contabilidad/vulcano y el sistema actualizará el balance de partida doble.

¿Cuáles son los atajos de teclado en ventanas modales?

  • Enviar / Guardar Formulario: Presione la tecla ENTER desde cualquier campo o sección del modal para procesar automáticamente el guardado o actualización sin necesidad de usar el mouse.
  • Cancelar / Cerrar Modal: Presione la tecla ESC en su teclado o haga clic en el botón de cerrar (X) o en el fondo exterior (backdrop).

Manual de Usuario y Referencia Técnica - Integra Logística S.A.S. | Dirección de Tecnología & Gestión Humana